5 Sai Lầm Khi Tự Làm Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp – Và Cách Tránh

Thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng, nhưng cũng là giai đoạn dễ mắc sai lầm nhất. Một chi tiết tưởng chừng nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến quy trình kéo dài hàng tuần, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh và gây rủi ro pháp lý về sau. Đặc biệt với những doanh nhân mới, sự thiếu kinh nghiệm và chủ quan khi tự xử lý thủ tục dễ dẫn đến những hệ quả khó lường.

Hãy cùng VIBETAX phân tích 5 sai lầm phổ biến nhất và cách khắc phục để đảm bảo quá trình khởi nghiệp diễn ra suôn sẻ.

1. Tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn

Nhiều người chỉ chọn tên dựa trên ý tưởng cá nhân hoặc yếu tố phong thủy, mà quên bước tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Điều này dẫn đến hai tình huống: tên bị từ chối vì trùng, hoặc tên “na ná” khiến khách hàng dễ nhầm lẫn với đối thủ. Một rủi ro khác ít được để ý là tên có thể trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ, dẫn đến tranh chấp sau này.

Hệ quả: Hồ sơ bị trả lại, mất thời gian chỉnh sửa; nếu đã đi vào hoạt động thì có thể bị buộc đổi tên, ảnh hưởng thương hiệu và chi phí marketing.

Giải pháp:

• Tra cứu kỹ tên trên cổng thông tin doanh nghiệp
  
• Kiểm tra trên cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục Sở hữu trí tuệ
  
• Chọn tên dễ đọc – dễ nhớ – mang dấu ấn riêng
  
• Kiểm tra và mua tên miền phù hợp để đồng bộ thương hiệu
  

2. Đăng ký ngành nghề không khớp với thực tế kinh doanh

Một lỗi thường gặp là chọn mã ngành quá rộng (để “cho chắc”) hoặc quá hẹp (thiếu mã ngành chính). Trường hợp khác là bỏ qua việc kiểm tra điều kiện kinh doanh của ngành, ví dụ: dịch vụ bảo vệ, giáo dục, du lịch… đều yêu cầu giấy phép con.

Hệ quả: Không xuất hóa đơn được cho đúng hoạt động; khi mở rộng sang dịch vụ mới phải điều chỉnh hồ sơ; thậm chí bị xử phạt nếu hoạt động ngành nghề chưa đủ điều kiện pháp lý.

Giải pháp:

• Lập danh sách tất cả hoạt động dự kiến
  
• Đối chiếu Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để chọn mã chính và mã phụ phù hợp
  
• Rà soát điều kiện pháp lý của ngành nghề ngay từ đầu để tránh “đi một vòng rồi quay lại bổ sung”
  

3. Địa chỉ trụ sở không đủ điều kiện pháp lý

Không phải mọi địa điểm đều được phép đăng ký trụ sở doanh nghiệp. Ví dụ: căn hộ chung cư để ở, nhà thuộc diện giải tỏa hoặc khu quy hoạch. Nhiều startup chọn văn phòng chia sẻ (co-working space) nhưng không kiểm tra kỹ hợp đồng và giấy phép của đơn vị cho thuê, dẫn đến bị từ chối hồ sơ.

Hệ quả: Hồ sơ bị trả lại; khó mở tài khoản ngân hàng; không đăng ký hóa đơn điện tử được nếu cơ quan thuế xác minh không hợp lệ.

Giải pháp:

• Chọn địa chỉ hợp lệ theo quy định địa phương
  
• Có hợp đồng thuê rõ ràng, kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê
  
• Nếu thuê văn phòng chia sẻ, cần đảm bảo bên cho thuê có đủ điều kiện cho đăng ký kinh doanh
  

4. Vốn điều lệ “cho có” và điều lệ công ty sơ sài

Vốn điều lệ không chỉ là con số trên giấy — nó ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín khi ký hợp đồng, khả năng huy động vốn và mức trách nhiệm pháp lý của chủ sở hữu. Đặt vốn quá thấp có thể khiến đối tác nghi ngại; ngược lại, đặt vốn quá cao nhưng không góp đủ lại dẫn đến vi phạm cam kết góp vốn. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp mới lập điều lệ sơ sài, không quy định rõ quyền, nghĩa vụ và cơ chế xử lý mâu thuẫn.

Hệ quả: Gây kẹt dòng tiền khi phải góp vốn lớn; khó thu hút nhà đầu tư; dễ xảy ra xung đột nội bộ không có cơ sở pháp lý để xử lý.

Giải pháp:

• Xác định vốn điều lệ dựa trên 6–12 tháng chi phí vận hành và nhu cầu ký hợp đồng
  
• Xây điều lệ chi tiết, quy định rõ quyền – nghĩa vụ, cơ chế biểu quyết, chuyển nhượng vốn, xử lý bế tắc
  
• Cập nhật điều lệ khi có thay đổi quan trọng về cơ cấu hoặc ngành nghề
  

5. Bỏ sót thủ tục sau khi có giấy phép

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là đã xong. Thực tế, đây chỉ là bước đầu. Nếu bỏ sót các thủ tục sau cấp phép như mua chữ ký số, đăng ký tài khoản thuế điện tử, hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký bảo hiểm xã hội… doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn ngay khi bắt đầu giao dịch.

Hệ quả: Không thể xuất hóa đơn; chậm kê khai thuế; bị xử phạt hành chính; báo cáo tài chính ban đầu thiếu chính xác.

Giải pháp:

• Lập checklist công việc sau cấp phép
  
• Hoàn thiện chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, hóa đơn điện tử ngay
  
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo cho cơ quan thuế
  
• Đăng ký BHXH khi phát sinh nhân sự thuộc diện tham gia
  

Kết luận

Khởi nghiệp là hành trình nhiều thử thách và mỗi quyết định ban đầu đều ảnh hưởng lâu dài. Nắm rõ và tránh những sai lầm phổ biến khi tự làm hồ sơ thành lập doanh nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro pháp lý và xây nền tảng vững chắc cho sự phát triển sau này.

______

Vibetax – Giải Pháp Về Thuế Và Kế Toán Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp.