5 Lưu Ý Quan Trọng Khi Chọn Địa Chỉ Đặt Trụ Sở Doanh Nghiệp

Địa chỉ trụ sở là một trong những thông tin pháp lý bắt buộc khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Nghe thì đơn giản, nhưng chỉ một sai sót nhỏ trong việc khai địa chỉ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý. Trong bối cảnh nhiều địa phương đang thay đổi đơn vị hành chính, việc hiểu và kê khai đúng địa chỉ trụ sở lại càng quan trọng hơn.

Cùng VIBETAX tìm hiểu các lưu ý cần nắm khi lựa chọn và kê khai địa chỉ đặt trụ sở công ty, để đảm bảo quy trình thành lập diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.

1. Khai Đúng Địa Chỉ Hành Chính – Theo Quy Định Mới Nhất

Từ ngày 01/07/2024, một số địa phương như TP.HCM, Hà Nội đã thực hiện thay đổi địa giới hành chính: gộp quận, huyện, đổi tên hoặc xóa bỏ một số đơn vị hành chính cũ.

Ví dụ: Quận 3, Quận 4, Quận 5 (TP.HCM) đã được sáp nhập vào các quận lớn hơn.

Doanh nghiệp cần:

• Tra cứu địa danh hành chính mới nhất theo Cơ sở dữ liệu quốc gia về doanh nghiệp.
• Ghi chính xác địa chỉ theo định danh mới: số nhà, tên đường, phường/xã, thành phố (và quận/huyện nếu còn).
• Tránh sử dụng địa chỉ đã bị giải thể hành chính hoặc không còn tồn tại.

👉 Nếu khai sai, hệ thống có thể từ chối hoặc yêu cầu sửa lại, khiến thời gian thành lập bị kéo dài.

2. Không Đặt Trụ Sở Ở Chung Cư Thuần Cư Trú

Theo quy định hiện hành, các căn hộ trong chung cư thuần cư trú không được phép sử dụng làm địa điểm đăng ký kinh doanh (trừ một số mô hình văn phòng dịch vụ, thương mại tại khu chức năng hỗn hợp).

Cần lưu ý:

• Kiểm tra mục đích sử dụng của địa chỉ định đặt trụ sở (qua Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc liên hệ UBND phường).
• Nếu đặt ở căn hộ, cần có giấy tờ chứng minh đó là khu hỗn hợp được phép kinh doanh.
• Trường hợp thuê mặt bằng tại tòa nhà, cần có hợp đồng thuê hợp pháp và chủ nhà đồng ý sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh.

3. Địa Chỉ Không Được Trùng Với Doanh Nghiệp “Ảo” Hay Đã Vi Phạm

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ rà soát tính hợp pháp và uy tín của địa chỉ. Một số địa chỉ “ảo” từng được sử dụng để mở nhiều công ty ma, công ty kê khai sai… có thể bị đưa vào danh sách cảnh báo.

Doanh nghiệp cần:

• Tránh sử dụng các địa chỉ trụ sở từng bị báo chí hoặc cơ quan thuế phản ánh tiêu cực.
• Lựa chọn nơi rõ ràng, dễ xác minh và có cơ sở thực tế nếu cơ quan chức năng kiểm tra.

4. Địa Chỉ Trụ Sở Phải Có Thực Tế – Có Thể Tiếp Nhận Giấy Tờ

Cơ quan thuế, Sở KHĐT, ngân hàng… sẽ gửi thư/bưu phẩm hoặc kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp sau thành lập. Nếu không có người tiếp nhận, hoặc địa chỉ không tồn tại, doanh nghiệp có thể bị đưa vào diện rủi ro.

Vì vậy:

• Cần đặt trụ sở tại nơi có thể nhận được công văn, thư từ liên quan đến hoạt động doanh nghiệp.
• Nếu dùng địa chỉ thuê/mượn, cần có xác nhận rõ ràng và người đại diện tại nơi đó.

5. Có Cần Đăng Ký Trụ Sở Chi Nhánh, Văn Phòng Đại Diện?

Nếu doanh nghiệp hoạt động tại nhiều địa điểm (ngoài trụ sở chính), bắt buộc phải đăng ký thêm chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

• Địa điểm kinh doanh khác tỉnh với trụ sở chính cần làm thủ tục đăng ký tại nơi đặt địa điểm.
• Cần nộp tờ khai thuế môn bài riêng cho từng chi nhánh (nếu có).

Giải Pháp Đồng Hành Từ VIBETAX

Với hơn 9 năm kinh nghiệm hỗ trợ thành lập hàng ngàn doanh nghiệp trên cả nước, VIBETAX cung cấp dịch vụ tư vấn và đăng ký trụ sở đúng quy định, đảm bảo:

• Soát xét địa chỉ theo đơn vị hành chính mới nhất.
• Tư vấn lựa chọn địa chỉ phù hợp với mô hình và quy định pháp luật.
• Hỗ trợ trọn gói hồ sơ thành lập, thủ tục sau khi ra giấy phép.

Liên Hệ Ngay Với VIBETAX Để Được Tư Vấn Miễn Phí

📞 Hotline | Zalo: 070 396 3968
📧 Email: info@vibetax.vn
🌐 Website: www.vibetax.com.vn

Tham gia nhóm thảo luận: Thuế Cho Nhà Quản Trị: TẠI ĐÂY